Tại Việt nam khi xây thực hiện ISO 9000 SUZUKI Việt nam là nơi đầu tiên áp dụng 5S để tổ chức nơi làm việc . Đến nay 5 S đã được biết đến như một phưong pháp tổ chức sắp xếp hồ sơ tài liệu và nơi làm việc tốt nhất. Một doanh nghiệp thực hiện tốt 5S sẽ đạt được những kết quả bất ngờ chỉ tốn một chi phí không đáng kể nhưng hiệu quả rất to lớn.

 I- 5S LÀ GÌ?               

5S là một tập hợp 5 từ của Nhật Bản – Mỗi từ bắt đầu bằng âm S đó là:

 

Hãy tự hỏi khi bắt đầu công việc bạn có phải tìm kiếm dữ liệu, công cụ?  Ảnh:N.Systems

Ngày nay 5S là một chương trình nâng cao năng suất rất phổ biến ở Nhật và dần dần trở nên phổ biến ở nhiều nước khác vì các lý do sau:

           

 1 . SEIRI –SÀNG LỌC: Seiri là sàng lọc những cái không cần thiết tại chỗ làm việc và loại bỏ chúng.

2 . SEITON – SẮP XẾP: Seiton là sắp xếp mọi thứ ngăn nắp trật tự ,đúng chỗ của nó để tiện lợi và nhanh chóng khi sử dụng.

3 . SEISO – SẠCH SẼ Seiso là vệ sinh sạch sẽ mọi chỗ tại nơi làm việc để không còn rác trên nền nhà,không có bụi bẩn trên trang thiết bị,dụng cụ,hồ sơ …

4 . SEIKETSU – SĂN SÓC Seiketsu là luôn săn sóc,giữ gìn vệ sinh nơi làm việc bằng cách liên tục thực hiện Seiri- Seiton – Seiso

5 . SHITSUKE – SẴN SÀNG Shitsuke là tạo cho mọi người có thói quen tự giác làm việc tốt và luôn tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc.

           

1) SEI RI –SÀNG LỌC: Loại bỏ những thứ không cần thiết

Bước 1: Bạn hãy quan sát kỹ nơi làm việc của mình cùng với một vài đồng nghiệp . Hãy phát hiện và xác định những thứ không thấy cần thiết cho công việc của bạn. Sau đó thông báo xem có ai cần dùng nó không. Hủy bỏ những thứ không còn cần cho bạn,đừng tiếc mà cố giữ lại

Bước 2: Nếu bạn và đồng nghiệp không thể quyết định ngay được là một thứ gì đó còn cần hay không cho công việc thì hãy đánh dấu kèm theo ngày tháng sẽ hủy và để riêng ra một nơi.

Bước 3:  Sau một thời gian (ví dụ một vài tháng) bạn hãy kiểm tra lại xem có ai cần đến nó không . Nếu không tức là nó không cần cho công việc của bạn nữa .Nếu bạn không tự quyết định được hãy báo cho người có thẩm quyền.

Chú ý:           

a) Khi sàng lọc bạn không được quên những gì để trong ngăn tủ ,hộc bàn và trong phòng

b) Việc hủy những thứ không cần thiết theo một trong các cách sau:

2- SEITON-SẮP XẾP: Là đặt mọi thứ đúng chỗ của nó sao cho tiện lơi khi dùng.

Bước 1: Bạn phải tin là mọi thứ không cần thiết đã được loại bỏ ra khỏi nơi làm việc. Việc còn lại là bạn hãy suy nghĩ xem để cái gì ở đâu là thuận tiện theo quy trình làm việc hay vị trí đồng thời phải bảo đảm thẩm mỹ và an toàn

Bước 2: Sau đó bạn hãy trao đổi với các đồng nghiệp về cách sắp xếp bố trí trên quan điểm thuận lợi cho thao tác và quản lý.

Một nguyên tắc cần lưu ý là cái gì thường xuyên dùng đến thì phải để gần người sử dụng để đỡ phải đi lại. Cái gì ít dùng thì để xa hơn,cái nặng để dưới ,nhẹ để trên . Bạn hãy thảo luận về phác thảo cách bố trí với đồng nghiệp thống nhất rồi thực hiện.

Bước 3:Bạn phải làm sao cho các đồng nghiệp đều biết là cái gì,để ở đâu để họ tự sử dụng mà không cần hỏi ai . Tốt nhất là bạn nên có một danh mục các vật dụng,tài liệu và sơ đồ nơi lưu giữ . Hãy ghi chú trên từng ngăn kéo,ngăn tủ,cặp tài liệu để mọi người biết rõ cái gì được giữ ở đó.

Bước 4: Hãy áp dụng nguyên tắc trên để chỉ rõ nơi đặt bình cứu hỏa,dụng cụ cấp cứu,van an toàn… và những chỉ dẫn cần thiết khác.

Chú ý: Mục đích của Seiton –Sắp xếp là làm cho nơi làm việc của bạn được an toàn,hiệu quả khi làm việc,vì vậy những vật như rèm ,màn che để dấu những vật dụng phía sau là không cần thiết

Nếu bạn có được tiêu chuẩn quy định mức thời hạn tối thiểu và tối đa lưu giữ vật liệu,tài liễu thì càng tốt

SEISO –SẠCH SẼ: Hãy làm vệ sinh nơi làm việc sạch sẽ

Có một mối quan hệ rất mật thiết giữa chất lượng sản phẩm và sự sạch sẽ ở nơi làm việc chế tạo ra sản phẩm. Như vậy Seiso-Sạch sẽ phải được thực hiện hàng ngày,đôi khi là trong suốt cả ngày . Sau đây là một vài gợi ý cho Seiso của bạn:

Đừng đợi đến lúc dơ bẩn mới làm vệ sinh. Hãy quét dọn,vệ sinh nơi làm việc,kể cả máy móc thiết bị,dụng cụ,đồ đạc… một cách thường xuyên làm cho chúng không có cơ hội để dơ bẩn.

Chú ý: Ngoài 5 phút mỗi ngày dành cho Seiso bạn nên có thời gian làm hàng tuần ,hàng tháng . Cái lợi do Sei so-Sạch sẽ mang lại sẽ lớn hơn nhiều lần thời gian bỏ ra

 

Thay vì phải dùng chổi thu ta cho ba- vớ chảy bằng máng vào thùng

 4- SEIKETSU-SĂN SÓC: Là giữ gìn vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc ở mức độ cao

Để không lãng phí những nỗ lực đã thực hiện bạn không nên dừng lại sau khi đã đã tiến hành được 3S . Sau đây là những gợi ý cho Seiketsu củ

- Tạo ra một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ ngăn nắp ở nơi làm việc,cần có lịch phân công làm vệ sinh .

 - Phong trào thi đua giữa các đơn vị . Chỗ làm việc cũng rất quan trọng và có hiệu quả trong việc lôi kéo,cuốn hút mọi người tham gia 5S.

 Chú ý: - Cần chỉ rõ tên người chịu trách nhiệm về nơi làm việc hay từng máy móc

 - Kiểm tra đánh giá thường xuyên do thành viên của nhóm(tổ, đội ) 5S của đơn vị thực hiện .

 - Đừng chỉ có tìm chỗ xấu,chưa tốt để phê bình mà phải chú ý phát hiện cái tốt để khen thưởng,động viên. 

5- SHITSUKE-SẴN SÀNG: Là làm các việc kể trên một cách tự giác mà không cần phải nhắn nhở hay ra lệnh

Cần phải làm cho mọi người thực hiện 5S một cách tự giác như một thói quen hay lẽ sống . Việc này cần một thời gian dài rèn luyện có kiểm tra,đôn đốc mời dần dần tạo thành thói quen .Không có cách nào thúc ép thực hiện 5S tốt hơn là thường xuyên thực hành nó cho tới khi mà mọi người cảm thấy yêu thích 5S.

Cần tạo ra một bầu không khí lành mạnh để mọi người thấy không thể thiếu 5S, muốn vậy cần chú ý

- Coi nơi làm việc như là ngôi nhà thứ hai của chính bạn

 - Nhận thức được cơ quan,Công tylà nơi bạn tạo ra thu nhập của bạn và gia đình bạn.

- Nếu bạn mong muốn và thường xuyên làm cho ngôi nhà của chính bạn sạch sẽ,vệ sinh,ngăn nắp thì tại sao bạn lại không cố gắng làm cho nơi làm việc của bạn sạch sẽ thoải mái dễ chịu hơn ở nhà?

Chú ý: Để nâng cao Shitsuke-Sẵn sàng của CBCNV Công ty thì vai trò của người phụ trách 5S cực kỳ quan trọng . Người phụ trách phải có uy lực ra lệnh và là tấm gương về 5S để mọi người noi theo. 

NHẬN THỨC NGUYÊN LÝ SỨC MẠNH CỦA 5S

5S XUẤT PHÁT TỪ NHU CẦU                            

 7 LÝ DO TẠI SAO 5S NGÀY CÀNG PHỔ BIẾN

Loại thứ 1: Trong đó mọi người xả rác bừa bãi không ai thu dọn

Loại thứ 2: Trong đó mọi người xả rác bừa bãi có CN vệ sinh thu dọn

Loại thứ 3: Không ai vứt rác trong kho mọi người luôn làm vệ sinh

Sơ đồ cơ cấu tổ chức 5S trong 1 công ty

                                                                                   

 Khi thực hiện đúng các hoạt động Seiri-Seiton – Sei so nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp .

Điều này được gọi là Seiketsu-Săn sóc ,để duy trì và nâng cao 5S nên sử dụng các phương pháp hiệu quả sau :

Gặp gỡ mọi người với nụ cười thân thiện.

 PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ VÀ HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN 5S

 QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI THÀNH VIÊN TRONG VIỆC THI ĐUA VỀ HOẠT ĐỘNG 5S GIỮA CÁC ĐƠN VỊ

           Mục đích của việc thi đua là để nâng cao năng suất toàn diện của tổ chức thông qua việc quảng bá chương trình 5S với sự tham gia của tất cả các thành viên . 

           Tất cả các đơn vị đã thực hiện 5S và đạt được mức thực tế với sự tham gia của mọi thành viên trong Công ty bất kỳ làm việc ở vị trí nào ,trình độ nào . 

 Mỗi một cuộc thi đua sẽ được tổ chức kéo dài 6 tháng ,hai lần trong một năm để đảm bảo tính liên tục. 

 Ban chỉ đạo chương trình 5S chỉ định mhóm đánh giá ,nhóm này sẽ thăm từng đơn vị và đánh giá các hoạt động 5S vào từng thời gian trong kỳ đánh giá và cuối đợt thi đua. 

           Mỗi mẫu đánh giá 5S sẽ được chuyên gia đánh giá sử dụng theo chức năng của từng đơn vị tương ứng :

6/ ĐÁNH GIÁ:

Đánh giá bằng cách cho điểm và được các chuyên gia đánh giá ghi chép theo hai khía cạnh của các hoạt động 5S đối với mỗi phòng,Ban ,đơn vị tham gia :

Mỗi thành viên đánh giá sẽ cho điểm theo từng mục trong danh sách câu hỏi trong mẫu sẵn để tính tổng số điểm ở cột “Tổng số điểm”           

Điểm điều chỉnh : Tối đa 100 điểm đuợc tính theo công thức : 

                                                  Tổng số điểm x 10/ Tổng số mục đánh giá

 Mỗi chuyên gia đánh giá cần xem xét việc thực hiện 5S trew6n thực tế ở mỗi đơn vị ,phòng ban và cho các điểm thưởng như thực hiện tốt theo đánh giá của họ ở cột điểm thuởng cho các hoạt động 5S sẵn có trong mẫu đánh giá (tối đa 20điểm). 

D/ Điểm cuối cùng :

Tổng số điểm điều chỉnh và điểm thưởng là điểm cuối cùng của đơn vị được đánh giá. 

E/ Sự giải thích của nguời đánh giá về thực hiện thống nhất 5S:

           Mỗi người đánh giá cần trình bày lý do thưởng điểm ở mục thực hiện tốt 5S 

F/ Khuyến nghị của người đánh giá đối với việc cải tiến trong thời gian tới:

 Người đánh giá cần đưa ra ý kiến gợi ý về việc cải tiến trong thời gian tới vào mục khuyến nghị để đơn vị được đánh giá thực hiện. 

 10 ĐIỀU GỢI Ý ĐỂ THỰC HIỆN THÀNH CÔNG 5S