Hiện nay, các tổ chức/doanh nghiệp (TC/DN) ít nhiều đều có ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong quản lý. Tuy nhiên, tình trạng chung hiện nay là việc quản lý còn phụ thuộc nhiều vào giấy tờ, thông tin – dữ liệu thường được trao đổi trực tiếp, trao đổi qua điện thoại, qua email hoặc sử dụng các phương thức chia sẻ file, chat, v.v... Thông tin – dữ liệu của TC/DN thường bị chia cắt và được lưu trữ thành các mảng rời rạc (lưu trữ trên giấy, trên máy tính cá nhân, trên mạng nội bộ, trên Internet...). Các ứng dụng phần mềm thường thiếu sự liên kết và không đảm bảo được tính toàn vẹn của một hệ thống thông tin – dữ liệu thống nhất. Từ thực trạng này, dẫn đến hệ quả là các cấp quản lý và lãnh đạo trong một TC/DN gặp rất nhiều khó khăn trong việc nắm bắt thông tin để ra quyết định kịp thời và đặc biệt khó khăn trong việc kiểm soát công việc theo tiến trình thời gian thực. Ngoài ra, các TC/DN còn phải đối mặt với các rủi ro làm thất thoát hoặc mất mát thông tin – dữ liệu do các yếu tố khách quan hoặc chủ quan gây ra.

Một thí dụ đơn giản về quản lý theo tiến trình hay quản lý theo dòng công việc (Management by Process / Management by Workflow):

Giả sử doanh nghiệp có phát sinh một hợp đồng hoặc đơn hàng mới. Đó là kết quả của quá trình kinh doanh bắt đầu từ khâu tiếp nhận yêu cầu của khách hàng (Qua điện thoại, email, công văn,...). Phòng Kinh doanh xử lý chào giá, xác nhận đơn hàng với khách hàng kèm với cam kết hoàn thành đơn hàng đúng hạn định. Phòng Kế hoạch lập kế hoạch sản xuất kèm với kế hoạch nhu cầu vật tư – nguyên liệu. Phòng Vật tư lập kế hoạch cung ứng hoặc mua bổ sung vật tư – nguyên liệu đầu vào. Các bộ phận sản xuất lập kế hoạch công việc chi tiết và phân công công việc đến từng tổ, đội và cá nhân. Bộ phận Kho vận lập kế hoạch xuất kho và vận chuyển hàng hóa đến nơi giao hàng. V.v...

Vấn đề quan trọng là làm sao dự báo được chính xác thời gian tối thiểu cần thiết để hoàn tất một đơn hàng? Và đặc biệt quan trọng là làm sao đảm bảo tiến trình thực hiện công việc diễn ra chính xác theo kế hoạch đã thiết lập? Các cấp quản lý và lãnh đạo cần phải có câu trả lời chính xác và nhanh nhất về hiện trạng khả năng đáp ứng đối với một đơn hàng trước khi ký kết hợp đồng nhằm đảm bảo chắc chắn sẽ đúng hẹn với khách hàng trong thời hạn sớm nhất có thể được. 

Muốn giải quyết được vấn đề này, đòi hỏi tất cả các khâu trong toàn bộ tiến trình nêu trên cần phải được hỗ trợ cập nhật đầy đủ thông tin về tình trạng xử lý các đơn hàng theo thời gian thực và phải được kiểm soát chặt chẽ theo tiến trình. Nhờ vậy, các cấp quản lý dễ dàng nhận biết các khâu / công đoạn có khả năng bị quá tải để có các hành động điều chỉnh kịp thời nhằm đảm bảo tất cả các công đoạn có sự phối hợp đồng bộ với nhau, kết quả đầu ra của công đoạn trước phải đáp ứng chính xác (Đúng số lượng, đúng chất lượng và đúng lúc) theo yêu cầu đầu vào của công đoạn sau, cho đến khi hoàn tất công đoạn cuối cùng và chuyển giao sản phẩm đến khách hàng đúng hẹn. 

Toàn bộ tiến trình nêu trên, bắt đầu từ khi tiếp nhận yêu cầu của khách hàng,... cho đến khi hoàn tất đơn hàng chuyển giao cho khách hàng, bao gồm một chuỗi các hoạt động liên tục xuyên suốt qua hầu hết các bộ phận chức năng trong TC/DN và phải tuân thủ theo một trật tự hoặc quy tắc xác định được gọi là Quy trình nghiệp vụ (Business Process / Business Workflow) hay có thể gọi theo cách đơn giản là “Dòng công việc” của TC/DN.

Ứng dụng phần mềm hỗ trợ quản lý điều hành theo dòng công việc của TC/DN là một xu thế ứng dụng CNTT tiên tiến và đang phát triển rất nhanh chóng trên thế giới. Các phần mềm thuộc loại này được gọi là phần mềm BPM (Business Process Management) và đã được chuẩn hóa theo các tiêu chuẩn quốc tế (Thí dụ, chuẩn BPMN – Business Process Model & Notation).

Infosoft BPM (Infosoft Business Process Management) là một bộ công cụ phần mềm BPM do Infosoft phát triển và phù hợp với các chuẩn quốc tế về BPM (Chuẩn BPMN – Business Process Model & Notation; Chuẩn WfMC – Workflow Management Coalition).

Infosoft BPM với các tính năng mạnh mẽ, giúp triển khai hệ thống thông tin quản lý và điều hành theo dòng công việc của TC/DN được thực hiện một cách nhanh chóng và linh hoạt, giúp rút ngắn đáng kể thời gian triển khai một dự án phần mềm so với cách làm thông thường như hiện nay.

Infosoft BPM là công cụ phần mềm hỗ trợ tự động hóa các quy trình quản lý, giúp cho việc kiểm soát theo tiến trình được thực hiện dễ dàng hơn và chặt chẽ hơn. Nhờ khả năng hỗ trợ kiểm soát theo tiến trình, Infosoft BPM sẽ giúp nâng cao hiệu quả, hiệu lực cũng như chất lượng của hệ thống quản lý (Hệ thống quản lý kém chất lượng chính là nguyên nhân gốc rễ dẫn đến tình trạng hoạt động kém hiệu quả của một TC/DN mà thậm chí là một quốc gia).

Thí dụ, trong quản lý doanh nghiệp, nếu nhìn theo chức năng, thông thường cần phải giải quyết mười vấn đề quản lý cơ bản như sau:

1. Quản lý kinh doanh, bán hàng;

2. Quản lý kho;

3. Quản lý nhu cầu vật tư – nguyên liệu (MRP – Material Requirements Planning);

4. Quản lý mua hàng;

5. Quản lý sản xuất;

6. Quản lý vận chuyển;

7. Quản lý tài sản, máy móc, thiết bị;

8. Quản lý nhân sự;

9. Quản lý tài chính – kế toán;
10. Quản lý tài liệu, hồ sơ, công văn và thông tin nội bộ.

Khác biệt với cách tiếp cận “cổ diển” nêu trên, Infosoft BPM sẽ giải quyết các bài toán quản lý này với cách tiếp cận hoàn toàn mới, rất tiến bộ, đó là tiếp cận theo quá trình hay còn gọi là quản lý theo tiến trình (Management by Process - MBP). Đây là một xu hướng quản lý tiên tiến và đang rất thịnh hành trên thế giới. Theo cách tiếp cận này, bài toán quản lý ở trên được xem là một chuỗi các “khâu” được liên kết liên hoàn với nhau không thể tách rời và thường được gọi là chuỗi cung ứng (Supply Chain Management – SCM) hay chuỗi giá trị (Value Chain Management).

Hình bên dưới trình bày mô hình khái quát của một chuỗi cung ứng trong quản lý kinh doanh và sản xuất của doanh nghiệp.

Infosoft BPM giúp triển khai nhanh chóng hệ thống thông tin quản trị chuỗi cung ứng và sẽ hỗ trợ:

Sau một khoảng thời gian nhất định, khi hệ thống lưu trữ đầy đủ số liệu lịch sử, giúp cho việc đưa ra các dự báo (kế hoạch) ngày càng chính xác hơn. Thí dụ, dự báo về nhu cầu vật tư nguyên liệu, dự báo về định mức vật tư nguyên liệu, dự báo về năng suất theo sản phẩm, theo bộ phận hoặc công đoạn sản xuất, v.v... Từ đó, giúp cho các cấp quản lý và lãnh đạo dễ dàng ra quyết định điều chỉnh / thay đổi nhằm đảm bảo cho hệ thống luôn hoạt động đồng bộ, thông suốt và đạt hiệu suất cao nhất.

Trên đây chỉ là một thí dụ mang tính khái quát, đối với mỗi TC/DN sẽ hiện hữu một “Dòng công việc” cốt lõi đi xuyên suốt qua hầu hết các bộ phận chức năng của mình. Tùy theo cách thức tổ chức quản lý, quy mô, phạm vi và lĩnh vực hoạt động của mỗi TC/DN mà chúng ta triển khai thiết lập hệ thống thông tin quản trị chuỗi cung ứng cho phù hợp với đặc thù của từng TC/DN và tạo ra giá trị khác biệt cho chính TC/DN của mình. Do vậy, không thể sao chép (copy) chuỗi cung ứng của một TC/DN này mang áp dụng cho một TC/DN khác, cho dù chúng có cùng lĩnh vực hoạt động.

Trong quản lý điều hành của một TC/DN nói chung, ngoài việc quản lý điều hành theo “Dòng công việc” cốt lõi, thông thường cũng cần phải triển khai các ứng dụng và quy trình quản lý tài liệu, hồ sơ, công văn và các loại thông tin nội bộ. Đây là mảng thông tin rất quan trọng hỗ trợ cho việc quản lý và điều hành chung của một TC/DN. Infosoft BPM sẽ giúp triển khai nhanh chóng các ứng dụng và quy trình quản lý tài liệu, hồ sơ, công văn và các loại thông tin nội bộ cũng như quản lý điều hành các công việc phát sinh từ các nguồn thông tin quan trọng này.

Thí dụ, có một công văn đến liên quan đến vấn đề XYZ, Tổng giám đốc có ý kiến chỉ đạo giao cho bộ phận A chủ trì thực hiện, bộ phận B và C phối hợp thực hiện. Mỗi bộ phận sẽ tạo ra một số hạng mục công việc giao cho thuộc cấp thực hiện. Trong trường hợp này, Infosoft BPM sẽ giúp cho các cấp quản lý và lãnh đạo dễ dàng theo dõi tiến trình xử lý công việc của từng bộ phận, từng cá nhân liên quan đến vấn đề XYZ nói trên. Khi cần thiết, các cấp quản lý và lãnh đạo có thể thực hiện hành động can thiệp kịp thời vào các tiến trình bằng cách ghi ý kiến chỉ đạo trực tiếp vào các đối tượng đang trong tiến trình xử lý.

Infosoft BPM là phần mềm ứng dụng Web. Do vậy, việc triển khai sử dụng rất đơn giản. Tùy theo chính sách của TC/DN, có thể triển khai sử dụng trong hệ thống mạng nội bộ hoặc cho phép mở rộng phạm vi sử dụng tương tác trực tuyến thông qua kết nối Internet.

Người sử dụng chỉ cần mở một trình duyệt Web ưa thích (IE, Chrome, Firefox…) trên máy tính có kết nối Internet ở bất kỳ đâu là có thể truy cập và tương tác với hệ thống phần mềm do Infosoft BPM tạo lập nên.

Công ty phần mềm INFOSOFT trân trọng giới thiệu với quý tổ chức / công ty giải pháp phần mềm Infosoft BPM – Phần mềm BPM do các kỹ sư Việt Nam nghiên cứu và phát triển. 

Chúng tôi xin đề nghị được quý vị bố trí cho một cuộc gặp gỡ để chúng tôi có dịp trình bày rõ hơn về giải pháp rất quan trọng này, giúp thiết lập hệ thống thông tin quản lý và điều hành theo dòng công việc của TC/DN theo cách tiếp cận tiên tiến như đã giới thiệu vắn tắt ở trên. Chúng tôi tin rằng với cách tiếp cận này, hệ thống thông tin quản lý của quý tổ chức / công ty sẽ trở thành một nguồn lực đáng kể nâng cao năng lực hoạt động của tổ chức, năng lực cạnh tranh của công ty. 

ĐT: (08) 3517 0241; Fax: (08) 3517 0221; Hotline: 0913 885 759; Email: info@infosoft.vn